6.2. Регистрация входящих документов

6.2.1. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

На каждый входящий документ в отделе организационного обеспечения заполняется регистрационная карточка в СЭДО, в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.

6.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, ввода оператором в СЭДО данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа и нанесения штрих-кода.

В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего документа печатается штамп, содержащий краткое наименование организации (Минпромторг России) с указанием даты поступления и регистрационного номера, который автоматически присваивается СЭДО.

Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.

6.2.3. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

Например:

N МП-54789 от 09.06.2014

Обращения юридических и физических лиц, содержащие информацию о нарушении их прав, регистрируются как жалобы в отделе контроля и обращения граждан Административного департамента.

Например:

N ПГ-25698 от 09.06.2014

6.2.4. При сканировании документа его сканобраз присоединяется оператором к регистрационной карточке посредством считывателя штрих-кода.

В случае регистрации документа, поступившего в Министерство по электронной почте, к регистрационной карточке документа оператором прикрепляется файл документа.

6.2.5. Документы, поступающие в Министерство на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.