4.1.2. Порядок составления описи дел по личному составу в организации

Описи дел по личному составу составляются в структурных подразделениях организации на основе номенклатур дел после проведения экспертизы ценности документов (см. п. 2.2 Методических рекомендаций). Описи структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее, чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которого они были заведены, и систематизируются по алфавиту фамилий.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

По данным описям принимаются дела в архив организации (см. п. 2.3 Методических рекомендаций). При этом на каждом экземпляре описи дел проставляется отметка о наличии единиц хранения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью фактическое количество принятых в архив единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения, дата приема-передачи единиц хранения; подписи лица, ответственного за архив, и лица, передававшего дела.

На основе описей структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел по личному составу. Описи (годовые разделы) рассматриваются и согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, описи дел по личному составу (годовые разделы) представляются на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива. Описи представляются на согласование в ЭПК через три года после завершения дел в делопроизводстве <25>.

--------------------------------

<25> Пункт 5.5 Правил 2015 г.

Грифы согласования проставляются на всех бумажных экземплярах описи.

Если организация не является источником комплектования государственного, муниципального архива, то она сама полностью контролирует правильность составления и оформления описей дел по личному составу; согласование с ЭПК не требуется.

После согласования описей дел по личному составу (годовых разделов) они утверждаются руководителем организации.

В организациях - источниках комплектования государственного, муниципального архива описи дел по личному составу составляются в четырех экземплярах, из них три экземпляра - на бумажном носителе, один (рабочий) - в электронном виде. При этом один экземпляр описи дел по личному составу в бумажном виде и еще один - в электронном передаются в соответствующий государственный, муниципальный архив. Два экземпляра описи остаются в организации <26>.

--------------------------------

<26> Пункт 5.6 Правил 2015 г.

В организациях, не являющихся источниками комплектования государственного, муниципального архива, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах <27>.

--------------------------------

<27> Пункт 5.5 Правил 2015 г.