4.1.4. Организация работы по составлению описи дел по личному составу

Сотрудник, отвечающий за архив организации, ежегодно составляет годовые разделы описи, которые будут служить основой для сводной описи дел.

Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи. Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда <28>.

--------------------------------

<28> Пункт 3.10 Правил 2015 г.

Сводные годовые разделы описи дел полностью не подшиваются, не оформляются.

В описи, вслед за последней описательной статьей, располагается итоговая запись, в которой цифрой и прописью указываются общее количество единиц хранения описи, первый и последний номера, а также оговариваются особенности нумерации единиц хранения в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, а также проставляется дата составления описи.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесения изменения (акты). Старая итоговая запись сохраняется, а новая проставляется вслед за предыдущей. Необходимо, чтобы начало итоговой записи располагалось на том же листе, что и последняя описательная статья.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. Кроме того, к каждому последующему разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Лист-заверитель фиксирует количество пронумерованных листов описи, в том числе литерных, а также пропущенных.

Внесение изменений в годовой раздел описи дел после его согласования ЭПК допускается только на основании соответствующего решения ЭПК <29>.

--------------------------------

<29> Только для организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

Опись может признаваться законченной, если количество внесенных в нее дел достигло четырехзначного числа.

При реорганизации государственных органов, государственных, муниципальных и иных организаций, при изменении структуры органов местного самоуправления описи, составленные до реорганизации (изменения структуры), согласованные и утвержденные в установленном порядке, считаются законченными.

Опись становится законченной также при ликвидации организации.

Законченная опись должна быть подшита и переплетена, пронумерована и полностью оформлена.

Если опись дел по личному составу пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, другие экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Для эффективного использования информации, заключенной в описи, создается справочный аппарат к ней, который включает: титульный лист; содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; указатели.