Титульный лист

Титульный лист описи дел по личному составу является обязательным элементом ее справочного аппарата. Он содержит полное название государственного, муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи.

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия организации-фондообразователя. При изменении названия организации или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования фондообразователя под данным названием. Если организация продолжает функционировать, конечная дата в названии фондообразователя не проставляется.

Если название организации менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом <32>.

--------------------------------

<32> Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 79 - 80.

Номер фонда присваивается в государственном или муниципальном архиве, в который передаются документы, или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственного, муниципального архива.

При первом поступлении документов в государственный, муниципальный архив номер фонда на титульном листе не указывается.

Номер описи дел присваивается при первом поступлении документов в архив организации, по листу фонда. Все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи, следующему годовому разделу описи присваивается другой номер.

Название описи включает указание категории документов (по личному составу).

Крайние даты дел, указанные на титульном листе, меняются при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые дела включены в опись.