4.1.7. Схема систематизации дел в описи

При завершении описания единиц хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи.

Признак систематизации единиц хранения в описи дел по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Для действующих организаций основной признак систематизации - хронологически-структурный. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для учреждений с простой структурой - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости <31>. Для небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций применяется хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации. Для систематизации единиц хранения в бесструктурных организациях применяется функционально-хронологическая или хронологически-функциональная схема.

--------------------------------

<31> Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 53.

При распределении дел в соответствии со схемами систематизации необходимо учитывать следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей организации;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий.