Предисловие

В предисловии к описи дел по личному составу указывается дата создания организации, перечисляются ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись <33>.

--------------------------------

<33> Пункт 5.5 Правил 2015 г.

Более подробное предисловие к описи, в частности, к документам постоянного хранения, включает краткую историю организации (фондообразователя) за период, охваченный делами в описи (в соответствии с их крайними датами); историю фонда, аннотацию состава и содержания архивных документов; описание структуры описи, принципов систематизации заголовков дел в описи; характеристику состава справочного аппарата к описи.

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная литература, дело фонда, документы фонда, учетные документы, историческая справка к фонду.

История фондообразователя излагается кратко, сжато. Приводятся сведения обо всех ее переименованиях, об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат дел по личному составу, включенных в опись. При описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также по истории фонда. Если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным данным (угловые штампы, печати, бланки), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

При аннотации состава и содержания архивных документов следует указать основные принципы формирования дел, отразить информацию о видах и разновидностях документов, в том числе о специфических документах. Можно перечислить виды работ, которые были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, систематизация).

При характеристике самой описи приводится описание ее структуры, принципов систематизации заголовков дел в описи.

При описании состава справочного аппарата к описи отражаются основные принципы его составления и даются указания о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем (с указанием его должности и даты составления) и помещается в начале описи, после содержания <34>.

--------------------------------

<34> Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 82 - 87.