4.1.5. Описательная статья описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу содержит перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья описи состоит из обязательных и дополнительных элементов описания единиц хранения (дел). К обязательным реквизитам описания относятся: порядковый номер дела, делопроизводственный индекс (индекс по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения, количество листов в деле. В случае необходимости в описательную статью описи могут включаться: указание на подлинность (копийность) документов <30>, аннотация документов дела.

--------------------------------

<30> При наличии в деле копий это указывается в заголовке.

Основным элементом описания дела является заголовок. Заголовок несет информацию о составе и содержании дела. Он должен полностью соответствовать действительному содержанию единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовка единицы хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание дел должно быть строго упорядоченным.