4.2.1.1. Межархивные справочники по местам хранения документов по личному составу

Важную роль для поиска информации по различным местам хранения документов по личному составу играют межархивные справочники. В современных условиях рекомендуется создавать их в виде баз данных, а также интегрированных справочно-поисковых систем.

Данные справочники могут создаваться, например, для сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации.

В межархивные базы данных по местам хранения документов по личному составу рекомендуется включать сведения о местонахождении документов по личному составу, как ликвидированных организаций, документы которых поступили на хранение в государственные и муниципальные архивы, так и действующих организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также сведения о местонахождении документов по личному составу ликвидированных организаций, документы которых находятся на ответственном хранении в иной организации.

Важно, чтобы такой справочник содержал не только название организации, но и сведения о ее переименованиях (с указанием хронологических периодов), подчиненности, годах существования, о составе и крайних датах документов, месте их хранения, а также указания соответствующих архивных шифров.

Электронные справочники по местам хранения документов по личному составу, представляющие информацию на уровне фонда, описи, единицы хранения, рекомендуется размещать в сети Интернет - на сайте архива, сайте (портале) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или на специально создаваемом сайте для размещения справочно-поисковой системы архивных учреждений субъекта Российской Федерации.