5.2. Организация использования документов по личному составу

Основной формой использования документов по личному составу в архиве организации, государственном и муниципальном архиве является исполнение запросов социально-правового характера.

Документы по личному составу могут выдаваться во временное пользование по запросам фондообразователя или его правопреемника <58>, органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (в случае заведения дела) и иных государственных органов, органов местного самоуправления.

--------------------------------

<58> Для государственных, муниципальных архивов.

В архиве допускается изъятие из личных дел и выдача владельцам по их заявлениям на имя руководителя организации (для архива организации), руководителя архива (для государственного архива, муниципального архива, являющегося юридическим лицом), руководителя органа местного самоуправления (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом), их подлинных трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов. Реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах <59>.

--------------------------------

<59> Статья 11 Закона Российской Федерации от 18.10.91 "О реабилитации жертв политических репрессий" (ред. от 09.03.2016).//Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991. N 44. Ст. 1428.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного лица - для архива организации, руководителя архива или иного уполномоченного лица - для государственного архива, руководителя органа местного самоуправления или иного уполномоченного лица - для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел по личному составу.

Использование документов по личному составу, поступивших по истечении сроков их временного хранения на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (см. п. 2.3 Методических рекомендаций), осуществляется во всех формах, предусмотренных действующими нормативными документами, регулирующими деятельность государственных, муниципальных архивов по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов <60>.

--------------------------------

<60> Раздел V Правил 2007 г., Порядок 2017 г.