4.1.3. Оформление описи дел по личному составу

Форма описи дел по личному составу, закрепленная Правилами 2015 г., приведена в приложении 2.

Отличие описи дел по личному составу от описи постоянного хранения заключается в наличии дополнительной графы "Срок хранения".

В графе "Срок хранения" для данного вида документов указывается срок хранения, предусмотренный действующим перечнем архивных документов с указанием сроков их хранения.

Учет и описание некоторых видов документов, образовавшихся в организациях в больших объемах (личные дела, личные карточки, трудовые книжки, невостребованные личные документы) могут вестись в самостоятельных описях.

В организациях, имеющих небольшой объем документов по личному составу, может составляться одна опись на все виды таких документов, в которой применяется номинальный признак систематизации (документы распределяются по видовому признаку).

Документы постоянного и временного сроков хранения должны группироваться в отдельные единицы хранения.