4.1.1. Основные функции описи дел по личному составу и принципы ее составления

Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия их состава и содержания, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета <23>.

--------------------------------

<23> Подробно о составлении описей см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. 144 с.; Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации/Сост.: Н.М. Андреева, Ж.Л. Инглисман (отв. сост.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Е.Н. Сахарова (отв. исп.), М.В. Тарасова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2015.112 с.

Опись выполняет две функции: она является одновременно внутрифондовым учетным документом и внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения, то есть служит целям поиска информации при организации использования документов. При этом она является обязательным элементом, как системы учетных документов, так и системы справочно-поисковых средств государственных и муниципальных архивов, архивов организаций.

Выполняя функцию учета, опись фиксирует наличие каждой единицы хранения, закрепляет ее место в архиве с помощью присвоения ей порядкового номера. В итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. Как справочник по содержанию, опись содержит поисковые сведения о каждой единице хранения, то есть вторичную документную информацию, которая должна соответствовать в обобщенном виде первичной документной информации, заключенной в единицах хранения.

В государственных, муниципальных архивах и архивах организаций принята единая листовая форма описи по личному составу (приложение 2). Кроме того, независимо от вида архива, описи составляются на единой научно-методической основе. Это обеспечивает преемственность и взаимосвязь систем учета и справочно-поисковых средств архивных учреждений страны.

При создании описи применяется дифференцированный подход, который заключается в применении различной методики описания единиц хранения, выборе состава и наполнения справочного аппарата к описи. Дифференцированный подход используется и при установлении очередности при организации работ по переработке, усовершенствованию и оцифровке описей <24>.

--------------------------------

<24> Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 10.

Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи дел по личному составу составляются на стадии делопроизводства или в архиве организации.

На документы по личному составу постоянного хранения составляются отдельные описи.