4.2.3. Дополнительные справочники

Для целей оптимизации использования документов по личному составу в государственном, муниципальном архиве рекомендуется создавать указатели и обзоры <44>.

--------------------------------

<44> Пункт 5.5.4. Правил 2007 г.

Указатель относится к числу вспомогательных справочников и представляет собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Указатели, также как и каталоги, рационально вести в электронном виде.

Например:

тематическая база данных (алфавитный указатель) "Личный состав предприятия"

(содержит сведения о (из) личных делах и личных карточках работников предприятия за определенный хронологический период с указанием фамилии, имени, отчества работника, поисковых данных документов (номер фонда, описи, дела и листа));

"Списки работников предприятий, представленных к награждению знаками отличия".

Сведения о документах по личному составу (как правило, постоянного хранения), могут быть также отражены в таком типе справочника, как обзор.

Обзор содержит систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Они подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.