Указатели

Указатели к описи дел по личному составу составляются при необходимости, с целью обеспечения быстрого поиска необходимой информации в описи.

Указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными. В зависимости от состава и содержания документов описи может быть составлен один или несколько указателей.

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

К описям личных дел, сформированных по датам увольнения сотрудников, целесообразно составлять именной указатель (разновидность предметного), который включает все упоминаемые в заголовках дел фамилии, имена, отчества, псевдонимы, а также номера соответствующих дел.

Если в заголовках дел имеется большое количество названий учреждений, организаций, предприятий, к описям дел по личному составу могут также составляться указатели учреждений.

Рубриками будут видовые названия организаций (завод, трест, контора и т.д.), расположенные в алфавитном порядке.

При этом в указателе может использоваться инверсия для обозначения названий организаций.

Например:

К описям дел по личному составу могут составляться указатели на виды документов (приказы, распоряжения, лицевые счета и т.д.).

В указатель выносятся вид документа, даты, отсылочные данные.

Например: