4.1.6. Особенности описания документов по личному составу

Разнообразие видового состава документов по личному составу (см. раздел 1 Методических рекомендаций) диктует свои особенности при их описании.

При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках описей дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение); вид деятельности (по личному составу), автор (официальное сокращенное название организации); хронологический период. Например:

Приказы N 1 - 15 по личному составу Минкультуры России за 2010 год.

В заголовках дел с лицевыми счетами, расчетно-платежными ведомостями, внесенных в опись дел по личному составу, должен быть отражен принцип формирования дел. Лицевые счета формируются в дела по алфавитному принципу. Например:

Лицевые счета рабочих и служащих с А по И.

Лицевые счета можно формировать по категориям работников. Например:

Лицевые счета ИТР.

Документы формируются в единицы хранения по хронологии. Например:

Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы.
	январь - июль 2005 г.

Описание личных дел

При описании личного дела особое внимание уделяется организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения) по личному составу. По ним устанавливаются крайние даты личного дела.

Описание аттестационных, наградных, выездных дел проводится аналогично описанию личных дел.

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже; крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы; количество листов и срок хранения дела. Например:

Личное дело
Андреева Ольга Александровна
20 марта 1977 г.
10 октября 2012 г.
	30 лл.
	Хранить 50 лет

При первом составлении описи личных дел в организации в нее могут включаться дела за несколько лет, при этом в заголовке на титульном листе описи указываются крайние даты личных дел. Например:

Опись N 2

Личных дел уволенных работников за 2000 - 2003 годы.

При ежегодном составлении разделов описи дела включаются в нее по году увольнения работников. Например:

Опись N 2

Личных дел работников, уволенных в 1996 году.

В этом случае в описи в графе "Дата дела" указываются крайние даты личных дел.

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено личное дело, то на обложке дела и в описи должны быть указаны все варианты написания (вначале указываются данные из паспорта, далее сведения, указанные в других документах).

4.1.5. Описательная статья описи дел по личному составу 4.1.7. Схема систематизации дел в описи