Информационное письмо

Кроме вышеуказанных информационных документов может составляться информационное письмо, содержащее сведения о наличии или отсутствии в архиве архивных документов, содержащих запрашиваемую информацию. В информационное письмо включаются также сведения о возможном местонахождении документов или о пересылке запроса в профильную организацию.

Информационное письмо составляется на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) и подписывается руководителем организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) или уполномоченным им должностным лицом.

Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, и причины утраты (пожар, наводнение, землетрясение, кража), в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия этих документов со ссылкой на учетные документы архива.