4.2.1. Архивный путеводитель

Путеводитель содержит в систематизированном виде сведения о фондах архива (архивов), предназначен для ознакомления пользователей с их составом и содержанием <38>.

--------------------------------

<38> Пункт 5.5.2 Правил 2007 г.

Путеводители по фондам специализированных государственных архивов документов по личному составу предназначены для использования сотрудниками государственных и муниципальных архивов, специалистами отделений Пенсионного фонда Российской Федерации, другими пользователями архивной информации.

Организация работы по подготовке архивных путеводителей, методика составления путеводителей разных видов (специфика того или иного вида путеводителя, определение объекта описания, варианты схемы построения, формат описательной статьи, набор элементов описания и методика составления обязательных и дополнительных элементов описания, источники получения сведений для заполнения элементов описания) подробно раскрывается в методических рекомендациях ВНИИДАД "Подготовка архивных путеводителей" (М., 2011 г.) <39>.

--------------------------------

<39> Подробно о методике подготовки путеводителей см.: Подготовка архивных путеводителей. Методические рекомендации/Сост.: В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Н.М. Андреева, П.С. Иноземцева, Е.Н. Сахарова, Н.А. Тасиц (отв. сост.); Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. М., 2011. 192 с.

Архивный путеводитель по фондам архивов по личному составу целесообразно создавать в виде аннотируемого краткого справочника по фондам архива.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов. По наличию или отсутствию характеристики состава и содержания фондов краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

Описательная статья справочника включает название фонда и справочные данные о нем: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: номера описей, наличие каталогов, указателей, обзоров. В аннотированном кратком справочнике сжато дается аннотация документов архивных фондов.

По сравнению с путеводителем краткий справочник может быть подготовлен в более сжатые сроки и с меньшими финансовыми затратами. Поэтому подготовка краткого справочника целесообразна для архивов, принимающих на хранение документы по личному составу, когда необходимым является оперативное введение в научный оборот больших массивов новых поступлений.

Краткий справочник рекомендуется структурировать по отраслевому принципу <40>, с учетом состава фондов, хранящихся в архиве.

--------------------------------

<40> Рекомендуется использовать Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД; сост. В.Г. Ларина, Н.М. Андреева, М.С. Астахова и др. М., 2007.

Название фонда при этом состоит из полного и официально принятого сокращенного (в скобках) последнего названия организации - фондообразователя (в рамках периода, за который приняты архивные документы), подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. В случае если организация-фондообразователь подчинялась двум или нескольким организациям, сведения о подчиненности приводятся не в названии фонда, а в кратких сведениях по истории фондообразователя. Если дата образования (ликвидации) установлена по косвенным данным, она заключается в квадратные скобки; если дату установить не удалось, в крайних датах указывается: "не установлена". Если организация-фондообразователь продолжает свою деятельность, вместо второй крайней даты (даты ликвидации) указывается: "по настоящее время". В случае если организация прекращала и вновь возобновляла свою деятельность, две или несколько пар крайних дат указываются через точку с запятой.

Для объединенных архивных фондов дается название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива и общий период деятельности всех фондообразователей. После общих справочных данных о фонде даются названия организаций-фондообразователей, включенных в состав объединенного архивного фонда, с указанием крайних дат их деятельности.

При указании номеров фондов через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя в других государственных, муниципальных архивах.

В связи с тем, что фонды архива по личному составу содержат однотипные по видам и составу документы, аннотация документов (в аннотируемом справочнике) может включать только характеристику видов документов, без раскрытия их содержания. В аннотациях виды документов систематизируются по номинальному признаку. В связи с тем, что в фондах, помимо документов по личному составу, как правило, содержится управленческая документация, ее характеристика дается обобщенно в начале аннотации - "организационно-распорядительные документы о создании (ликвидации)".

Некоторые виды документов допустимо называть условно (в целях унификации и сокращения текстов аннотаций), например: "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица - индивидуальные сведения". Трудовые соглашения, контракты, договоры можно объединять в аннотации общим понятием "трудовые договоры". Если имеется единичный документ того или иного вида, указывается его принадлежность, например: трудовая книжка Максимова А.А.

К справочнику составляется необходимый справочный аппарат, который, помимо содержания, предисловия, списка сокращений, может включать указатель учреждений, предприятий и организаций, а также различные приложения.

В качестве информационной основы используются учетные документы и учетные базы данных, в первую очередь, ПК "Архивный фонд" <41>.

--------------------------------

<41> Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог"/Росархив, ООО "АДАПТ". М., 2013 [Электронный ресурс], http://archives.ru/sites/default/files/poryadok-zapoln-poley-af-fc-cfc.pdf, 02.11.2017.