Создание, ведение и использование каталогов

Каталоги должны создаваться в соответствии с требованиями Правил 2007 г. <43>

--------------------------------

<43> Пункт 5.3.1. Правил 2007 г.

Каталогизация архивных документов (совокупность работ по созданию каталогов) включает составление рабочей схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания, систематизация описаний, оформление и ведение каталогов.

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе оптимального состава системы каталогов, определении очередности каталогизации архивных фондов, выборе структурных частей фондов для каталогизации, отборе единиц хранения, документов и сведений из них, применении комплекса рациональных приемов описания для каждой характерной группы документов фонда.

В настоящее время целесообразно ведение каталогов в виде баз данных. При этом рекомендуется создавать электронные каталоги на едином (или совместимом) программном обеспечении, на единых методических основах, что обеспечит взаимосвязь и взаимодополняемость каталогов и облегчит их дальнейшее включение в состав многоуровневой информационно-поисковой системы архива.

Особенности построения каталога делают его наиболее приспособленным для ведения в автоматизированном виде типом архивного справочника. В современных условиях приоритетным является переход к разработке электронных каталогов, позволяющих осуществлять автоматизированный поиск информации.

Каталоги документов по личному составу могут содержать информацию ограниченного доступа, в таких случаях они предназначены только для служебного использования работниками архивов, в частности, для исполнения запросов социально-правового характера.