5.1. Организация доступа к документам по личному составу

При организации доступа к документам по личному составу архивы организаций, государственные и муниципальные архивы руководствуются действующими в Российской Федерации законодательными и иными нормативными правовыми документами.

Конституция Российской Федерации провозглашает, что "каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом" <45>.

--------------------------------

<45> Часть 4 статьи 29 "Конституции Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

Вместе с тем, Конституцией Российской Федерации гарантировано право "на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени" <46>.

--------------------------------

<46> Часть 1 статьи 23 "Конституции Российской Федерации".

В отношении архивных документов данное конституционное право закрепляется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с которым ограничивается доступ к документам, "содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности" <47>.

--------------------------------

<47> Часть 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

Права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены только федеральными законами, и только в той мере, в какой это необходимо "в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства" <48>.

--------------------------------

<48> Часть 3 статьи 55 "Конституции Российской Федерации" (принятой всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

Соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, является обязательным <49>.

--------------------------------

<49> Часть 2 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установлен 75-летний срок ограничения на доступ к архивным документам, "содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности" (срок исчисляется со дня создания указанных документов) <50>.

--------------------------------

<50> Часть 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

Данное ограничение может быть отменено до истечения указанного срока с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина <51>, только в отношении информации, касающейся данного гражданина.

--------------------------------

<51> Там же.

Документы по личному составу до истечения периода ограниченного доступа к ним предоставляются, если пользователь:

является субъектом информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником субъекта информации - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования;

является доверенным лицом субъекта информации или его наследника - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, и доверенности;

имеет согласие субъекта информации или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности или иного документа, подтверждающего право представлять интересы гражданина или его наследников.

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника <52>, органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам по личному составу предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей, в соответствии с предоставленными полномочиями, по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является <53>.

--------------------------------

<52> Для государственных, муниципальных архивов.

<53> Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении "Порядка использовании архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 01.11.2017 N 48765) (далее - Порядок 2017 г.), п. 3.2 - 3.5.

При отсутствии у пользователя права на доступ к документам по личному составу, ему может быть предоставлена только общедоступная информация из этих документов <54>. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен <55>.

--------------------------------

<54> Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2009, п. 1.2.3.

<55> Часть 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Архив может проводить работу по обезличиванию информации, содержащейся в документах по личному составу, прямо или косвенно идентифицирующей субъектов информации. Обезличивание информации проводится на промежуточной копии архивного документа, с которой делается копия, предназначенная для пользователя. Промежуточная копия уничтожается. В результате обезличивания должна быть обеспечена невозможность идентифицировать субъект информации без использования дополнительных источников.

Доступ к подлинникам документов по личному составу может быть ограничен также в случае:

неудовлетворительного физического состояния документов;

наличия фонда пользования;

если документы не прошли научного описания и технического оформления (до завершения этих работ) <56>.

--------------------------------

<56> Пункт 5.20 Правил 2015 г.; пункт 2.11.10 Правил 2007 г.

Кроме того, государственный, муниципальный архив может временно отказать пользователю в выдаче подлинников документов по личному составу в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием запрашиваемых пользователем документов (в течение не более 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем);

выдачи документов во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления (в течение срока, не превышающего срок, указанный в акте о выдаче во временное пользование таких документов) <57>.

--------------------------------

<57> Пункт 3.6 Порядка 2017 г.

Отказ в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать указание на причины отказа, а также порядок его обжалования.