4.4. Порядок рассмотрения документов руководством Минпросвещения России и доведения документов до исполнителей

4.4.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Минпросвещения России только после регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).

4.4.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:

отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений к документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;

секретариаты заместителей Министра к документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;

секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России к документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций к документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции.

4.4.3. Отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений готовятся проекты указаний по исполнению (резолюций) к документам, указанным в подпунктах 4.3.3 - 4.3.5 настоящей Инструкции, в адрес Министра и помощников Министра, заместителей Министра или ответственного структурного подразделения Минпросвещения России в рамках их полномочий.

4.4.4. Ответы организаций на запросы структурных подразделений Минпросвещения России, отчетные материалы во исполнение распоряжений, поручений, протоколов заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, договоров, контрактов и/или соглашений, стороной которых является Минпросвещения России, и другие документы информационного характера, поступившие в адрес Минпросвещения России, Министра, судебная корреспонденция рассматриваются руководством Департамента управления делами и направляются руководителям структурных подразделений - ответственным исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению (резолюциями), подготовленными отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений.

4.4.5. Требования к оформлению указаний по исполнению (резолюций) Минпросвещения России приводятся в приложении N 34 к настоящей Инструкции.

4.4.6. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если иное не предусмотрено руководством в указании по исполнению (резолюции).

Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению соисполнителям.

4.4.7. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в секретариаты или структурные подразделения Минпросвещения России в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в регистрационно-учетную форму в ЕСЭД, а также для постановки документов на контроль и установления в необходимых случаях контрольного срока исполнения.

4.4.8. Руководство структурного подразделения Минпросвещения России в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Минпросвещения России представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений.

Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Минпросвещения России, руководство структурного подразделения Минпросвещения России в течение двух дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Минпросвещения России по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент управления делами.

4.4.9. Внесение предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению (резолюцию) осуществляется в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции.

Внесенные в указание по исполнению (резолюцию) изменения фиксируется в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД для постановки документа на контроль и исполнение.

4.4.10. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей, а также контроль их исполнения осуществляют:

отдел делопроизводства по документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;

секретариаты заместителей Министра по документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;

секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России по документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций по документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции

как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.

Поручения, содержащиеся в актах Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им копии акта.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, доводятся до исполнителей путем направления им выписки из протокола заседания или оформленной в установленном порядке резолюции.

4.4.11. Передача документов внутри структурного подразделения Минпросвещения России осуществляется через секретариат структурного подразделения с соответствующей отметкой в поле "Журнал передачи" в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД.

В системе электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен функционал рассылки уведомлений на электронную почту исполнителя поступившего к нему на исполнение документа. При оформлении к документу, в том числе с грифом "срочно" или "оперативно", указания по исполнению (резолюции), ответственный исполнитель получает письмо - уведомление на свой служебный электронный адрес с содержанием информации о регистрационных данных этого документа, его содержанием, содержанием указания по исполнению (резолюции), списком ответственных лиц по его исполнению.

4.4.12. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю.

Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.

4.4.13. Копии документов изготавливают:

отдел делопроизводства согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

секретариат заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) заместителя Министра;

секретариат структурного подразделения согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.