6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел структурных подразделений;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архива Правового департамента.

6.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минпросвещения России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, содержащих функции, права и организацию работы и утверждаемых, соответственно, Министром или руководителем структурного подразделения.

6.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минпросвещения России служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством отдела архива Правового департамента.

6.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архива Правового департамента (архив Минпросвещения России) и отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

6.3.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения в Минпросвещения России путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.

6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 47 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 48 к настоящей Инструкции), порядок составления описей дел приведен в приложении N 49 к настоящей Инструкции.

6.3.10. Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение N 50 к настоящей Инструкции).

6.3.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.3.12. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, утверждаемого Министром.

6.3.13. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Минпросвещения России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 51 к настоящей Инструкции).

6.3.14. Оформление дел проводится служащими отдела архива Правового департамента и служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минпросвещения России, при методической помощи и под контролем отдела архива Правового департамент.

6.3.15. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.

6.3.16. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 52 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 53 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 54 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.17. При подготовке электронных документов к передаче в отдел архива Правового департамента выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в ЕСЭД электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.