II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минпросвещения России;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Минпросвещения России;

дипломатическая почта (входящая) - это корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минпросвещения России;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

иностранная корреспонденция (входящая) - корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

исходящая корреспонденция иностранным адресатам - корреспонденция, направляемая из Минпросвещения России на общем бланке, в адрес иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, а также посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота между информационными системами федеральных органов исполнительной власти, государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, многофункциональных центров и иных органов и организаций;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Минпросвещения России, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, рассчитанный на многократное применение и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм;

обращение гражданина - направленные в Минпросвещения России или должностному лицу Министерства письменные предложение, заявление, жалоба или устное обращение гражданина;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Минпросвещения России и созданных за определенный период;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

придание юридической силы документу - установление требований к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на бумажных и электронных носителях;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

руководство Минпросвещения России - Министр просвещения Российской Федерации (далее - Министр), заместители Министра просвещения Российской Федерации (далее - заместители Министра), руководители структурных подразделений Министерства просвещения Российской Федерации (далее - руководители структурных подразделений);

сканирование документа - получение электронного образа документа в результате сканирования документов на бумажных носителях с учетом требований настоящей Инструкции;

служба делопроизводства - структурное подразделение Минпросвещения России, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

формирование дела - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

бланк документа - документ, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

шаблон бланка (унифицированной формы документ) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.