5.1. Общие правила работы с электронными документами

5.1.1. В Минпросвещения России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

5.1.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.1.3. Перечень электронных документов Минпросвещения России, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом Минпросвещения России.

5.1.4. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Минпросвещения России в электронном виде в ЕСЭД.

5.1.5. Прием входящих электронных документов из органов государственной власти и организаций, отправка электронных документов осуществляются служащими Минпросвещения России, указанными в разделах 4.3, 4.4 и 4.7 настоящей Инструкции.

5.1.6. При отправке электронных документов Минпросвещения России в органы государственной власти и организации электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Минпросвещения России - автора электронного документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отправке адресату электронного документа Минпросвещения России, подписанного ЭП, направления бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.1.7. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов внутреннего документооборота, согласовании (визировании) и подписании исходящих электронных документов в системе ЕСЭД Минпросвещения России может использоваться ЭП.

5.1.8. При получении электронных документов, поступивших по СЭВ, МЭДО или внутреннему документообороту, подписанных ЭП, служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.2.15 настоящей Инструкции, проверяется ее подлинность.

5.1.9. Электронные документы, направляемые на рассмотрение руководству Минпросвещения России, на исполнение в структурные подразделения Минпросвещения России и ответственным исполнителям, на отправку адресату и на хранение, передаются вместе с регистрационными данными в форме ЭРК с текущим набором реквизитов, приложениями и прикрепленными файлами электронного документа.

5.1.10. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Минпросвещения России на бумажном носителе, включаются в ЕСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ЕСЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.

5.1.11. Ведение делопроизводства в Минпросвещения России с использованием ЕСЭД осуществляется отделом делопроизводства, отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций, секретариатами заместителей Министра, секретариатами структурных подразделений Минпросвещения России.

5.1.12. В ЕСЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

Документы с отметкой "Для служебного пользования" не сканируются и не подлежат рассылке в ЕСЭД.

Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 32 к настоящей Инструкции. На указанные документы в ЕСЭД заводится ЭРК со всеми реквизитами.

5.1.13. Документы, поступившие по СЭВ и МЭДО, автоматически переносятся в ЕСЭД с созданием ЭРК для каждого документа.