6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел в Минпросвещения России

6.1.1. Формирование документального фонда Минпросвещения России осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти <2>.

--------------------------------

<2> Подпункт 27 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Документальный фонд Минпросвещения России составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Минпросвещения России.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве просвещения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2018 г. N 884, Регламента внутренней организации в Министерстве просвещения Российской Федерации, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Минпросвещения России, и других документов, регламентирующих деятельность Минпросвещения России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Минпросвещения России.

6.1.3. В Минпросвещения России составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 43 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Минпросвещения России (приложение N 44 к настоящей Инструкции).

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 45 к настоящей Инструкции.

6.1.4. Структурные подразделения Минпросвещения России ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом делопроизводства, отделом архива Правового департамента и подписывается у руководителя структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного подразделения, второй экземпляр передается в отдел делопроизводства, а третий в отдел архива Правового департамента.

Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел делопроизводства и в отдел архива Правового департамента возлагается на руководителя структурного подразделения.

6.1.5. Если в течение года в Минпросвещения России создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент управления делами для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Минпросвещения России.

6.1.6. Номенклатура дел Минпросвещения России составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Минпросвещения России оказывают отдел архива Правового департамента и центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах:

1-й хранится в деле Департамента управления делами как документ постоянного хранения;

2-й - в Департаменте управления делами как рабочий экземпляр;

3-й - в отделе архива Правового департамента;

4-й - в федеральном архиве.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Минпросвещения России документы Архивного фонда Российской Федерации.

В случае изменения функций и структуры Минпросвещения России номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального архива.

На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Минпросвещения России.

Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел Минпросвещения России в конце каждого года уточняется.

6.1.7. Номенклатура дел Минпросвещения России, подписанная директором Департамента управления делами, согласованная с начальником отдела архива Правового департамента, с центральной экспертной комиссией Минпросвещения России (далее - центральная экспертная комиссия), утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента управления делами.

6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Минпросвещения России изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент управления делами направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе, в том числе и в структурное подразделение, осуществляющее техническое сопровождение ЕСЭД Минпросвещения России.

Департамент управления делами в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел Минпросвещения России.