3.8.5. Подготовка и оформление записок Минпросвещения России

3.8.5.1. В Минпросвещения России имеются следующие виды записок, создаваемые в Минпросвещения России и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служащими: аналитические, докладные, служебные, объяснительные и другие.

3.8.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов или руководством структурного подразделения.

Срок подготовки инициативных записок определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа или поручениям руководства структурного подразделения.

Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй - визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра просвещения Российской Федерации.

3.8.5.4. Записки составляются, как правило, в электронной форме. Записки, содержащие кадровые или личные вопросы служащих, - на бумажном носителе.

Проект записки визируется, как правило, в электронном виде исполнителем, которому поручено исполнение в рамках задания или поручения, а также в порядке инициативы, и руководством Департамента.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.

3.8.5.5. Требования к оформлению записки Минпросвещения России приведены в приложении N 29 к настоящей Инструкции.