4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.9.2. Внутренние документы оформляются в виде записок (докладной, справки, служебной записки или иное), как правило, в электронном виде с использованием ЭРК "Проект документа" и подписываются электронной подписью.

4.9.3. Служебные записки на имя Министра оформляются без указания должности адресата и подписываются без указания должности заместителями Министра или руководством структурного подразделения с визированием у курирующего заместителя Министра.

4.9.4. Регистрационный номер на внутренний документ присваивается секретариатом заместителя Министра или секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.

Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов с буквами "вн".

Незарегистрированные документы на доклад руководству Минпросвещения России не направляются.

4.9.5. Передача электронных документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется с использованием ЕСЭД.

4.9.6. Процедура прохождения проектов распорядительных документов Минпросвещения России по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования, порядок регистрации и место хранения подлинников распорядительных документов, порядок рассылки копий документов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.

4.9.7. Организация протокольной работы в Минпросвещения России (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.3 настоящей Инструкции.

4.9.8. Место и способ регистрации внутренних документов (докладных, служебных или аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.5 настоящей Инструкции.

4.9.9. Системой электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен способ подтверждения действий сотрудника с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной цифровой подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения и контактная информация сотрудника, взятые из справочника. Фамилия и инициалы сотрудника отображаются в регистрационной карточке при визировании и подписи документа. При наведении курсора на ФИО сотрудника появляется окно с информацией о структурном подразделении сотрудника, при нажатии на кнопку F4 появляется окно, содержащее информацию о сотруднике, включающую фамилию, имя, отчество, данные о структурном подразделении и контактную информацию. Вышеперечисленные данные позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее или подписавшее документ.