4.2. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Минпросвещения России корреспонденции осуществляется экспедицией Департамента управления делами (далее - экспедиция).

4.2.2. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.3. Поступившие в Минпросвещения России конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой "лично") вскрываются служащими экспедиции, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним служащие экспедиции составляют акт в трех экземплярах: один экземпляр акта остается в экспедиции, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.

4.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему служащему Минпросвещения России без его вскрытия.

4.2.5. Документы, адресованные Министру, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Минпросвещения России, поступившие из органов государственной власти, организаций, указанных в приложении N 30 к настоящей Инструкции, направляются экспедицией на предварительное рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента управления делами (далее - отдел делопроизводства). В отделе делопроизводства данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.

4.2.6. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приводится в приложении N 31 к настоящей Инструкции.

4.2.7. Документы, адресованные заместителям Министра, структурным подразделениям Минпросвещения России (за исключением документов, указанных в приложении N 31 к настоящей Инструкции), а также в соответствии с установленным в Минпросвещения России распределением обязанностей между заместителями Министра, руководителями структурных подразделений в рамках их сфер деятельности и иными должностными лицами, направляются служащими экспедиции непосредственно в соответствующие секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России или иным должностным лицам на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.

4.2.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно передаются служащими экспедиции на регистрацию в отдел делопроизводства, в секретариат соответствующего заместителя Министра или в структурное подразделение Минпросвещения России.

4.2.9. Поступившие в адрес Минпросвещения России телеграммы принимаются экспедицией под расписку с проставлением даты и времени приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если телеграммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если телеграммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

4.2.10. Поступившие в адрес Минпросвещения России факсограммы принимаются экспедицией с проставлением даты приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если факсограммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если факсограммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

4.2.11. Факсограмма, изложенная на иностранном языке, принимается экспедицией при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается служащими экспедиции и направляется в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода текста и дальнейшего направления ее в отдел делопроизводства, если она адресована Минпросвещения России или Министру, если факсограмма адресована заместителю Министра, то она направляется на регистрацию в соответствующий секретариат заместителя Министра.

4.2.12. Поступившие в адрес Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минпросвещения России телефонограммы принимаются устно по каналам телефонной связи, информация записывается (печатается) и регистрируется служащими секретариатов Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.

4.2.13. Поступившие в адрес Минпросвещения России судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе делопроизводства с обязательным сохранением конверта, сканируются и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.

4.2.14. Поступившие в адрес Минпросвещения России или Министра электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Минпросвещения России (info@edu.gov.ru) принимаются экспедицией.

Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:

в адрес Министра или Минпросвещения России - служащими отдела делопроизводства;

в адрес заместителей Министра - служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;

в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России - секретариатом соответствующего структурного подразделения.

4.2.15. Прием входящих электронных документов, поступивших по СЭВ или МЭДО, осуществляется:

в адрес Министра или Минпросвещения России - служащими отдела делопроизводства;

в адрес заместителей Министра - служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;

в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России - секретариатом соответствующего структурного подразделения.