Приложение N 21

к п. 3.3.5 Инструкции

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Минпросвещения России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Изображение Государственного герба Российской Федерации (геральдического знака) помещается посередине верхнего поля или левого верхнего поля бланка документа над реквизитами Минпросвещения России, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2. Наименование Минпросвещения России - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (указах Президента Российской Федерации, постановлениях Правительства Российской Федерации). Под наименованием федерального органа исполнительной власти в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации.

3. Наименование структурного подразделения Минпросвещения России - автора документа используется в бланках писем в соответствии с настоящей Инструкцией и указывается под наименованием Министерства просвещения Российской Федерации.

4. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти, если документ издает руководитель или его заместитель. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства и/или структурного подразделения Министерства. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица составе комиссии.

Пример:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом об исполнении обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка).

Пример:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

6. Наименование вида документа указывается на всех документах Минпросвещения России, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами наименования организации, наименования структурного подразделения, наименования должности согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

7. Место составления (издания) документа указывается во всех документах Минпросвещения России, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

8. Справочные данные о Минпросвещения России указываются в бланках документов, на стандартном листе бумаги A4 (210 x 297) и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

9. Адресат используется при оформлении служебных писем Минпросвещения России, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть федеральный орган исполнительной власти, организация, структурное подразделение Минпросвещения России, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Пример:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование федерального органа исполнительной власти, организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Пример:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Допускается центрировать строки реквизита "Адресат" относительно самой длинной строки.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.

Пример:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.

Пример:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

Пример:

10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Способы датирования документов.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2018 г., в январе 2018 г., в первом полугодии 2018 г., в 1 квартале 2018 г.;

но за 11 месяцев 2018 года, в 2018 году, на 2018 год, с 2010 по 2018 год, в 1998 - 2016 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью.

Пример:

"Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки - с 18 по 20 января 2018 года."

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется арабскими цифрами.

11. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

13. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа указываются следующие реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...", "Департамент считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах Минпросвещения России может быть использовано вступительное обращение, которое печатается центрованным способом:

Текст документа от уважительного обращения к адресату отделяется единичным интервалом шрифтом N 14.

При обращении по должности - наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии - инициалы лица не указываются.

Заключительная этикетная фраза:

С уважением,

14. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, распоряжением, поручением, решением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

15. Гриф ограничения доступа к документу при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе издания) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. Виды используемых в Минпросвещения России грифов закреплены приказом Министерства просвещения Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

Пример:

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

Пример:

Если документ с отметкой об ограничении доступа имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

16. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы левого поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст - шрифтом N 14. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк, длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Пример:

В приказах, издаваемых Минпросвещения России, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Пример:

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

17. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В служебных (сопроводительных) письмах, в других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2018 г. N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы и количество листов в них не указывается, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о предприятиях, для служебного пользования, рег. N А11-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Пример:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, через пробел - гриф утверждения документа, которые центрируются относительно друг друга, например (для инструкции):

18. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Пример:

Согласование документов Минпросвещения России (приказов, распоряжений, инструкций, положений и других) осуществляется должностными лицами в зависимости от вида документа и особенностей его оформления на листе согласования. Лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра (визового) документа в виде таблицы.

Пример:

19. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, ими должны быть завизированы.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом.

Пример:

При рассмотрении документа в системе электронного документооборота согласование проводится в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Минпросвещения России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Пример:

20. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

22. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Пример:

Забелин И.А.

(495) 924-45-67

23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другой федеральный орган власти или в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью Минпросвещения России.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Минпросвещения России и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

25. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции и вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.

Подпись

Дата

26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.