3.8.4. Подготовка и оформление служебных писем Минпросвещения России

3.8.4.1. Служебные письма Минпросвещения России готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

3.8.4.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.4.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа.

Служебные письма должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй - визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра.

3.8.4.4. Служебные письма за подписью руководства Минпросвещения России печатаются только на установленных в Минпросвещения России бланках согласно приложениям NN 2 - 20 к настоящей Инструкции.

Ответ не на бланке, подготовленный Минпросвещения России на запрос депутата Государственной Думы или члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации подписывается Министром или лицом, его замещающим, и со служебным письмом направляется в Правительство Российской Федерации.

3.8.4.5. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра или руководителем структурного подразделения Минпросвещения России в соответствии с распоряжением Министра о распределении обязанностей между заместителями Министра, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях и настоящей Инструкцией.

3.8.4.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Минпросвещения России должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Минпросвещения России, а также служащим секретариата заместителя Министра, подписавшего документ.

Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на секретное основание, то он визируется руководством Отдела защиты государственной тайны.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.

3.8.4.7. Документы, прилагаемые к служебным письмам, при необходимости согласовываются с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, другими федеральными органами исполнительной власти, а также в секретариате заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, рассматриваются и визируются служащими отдела делопроизводства и отдела редактирования документов Департамента управления делами.

В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или оформления листа согласования.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Минпросвещения России при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Минпросвещения России - ответственным исполнителем в адрес руководства Минпросвещения России.

3.8.4.8. Служебные письма, направляемые в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, регистрируются в секретариатах заместителей Министра.

3.8.4.9. Подписи должностных лиц Минпросвещения России, подписавших служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, заверяются печатью Минпросвещения России.

3.8.4.10. Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России приведены в приложении N 28 к настоящей Инструкции.