4.3. Регистрация поступающих документов

4.3.1. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы регистрируются один раз.

Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.

4.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, правоохранительных органов, организаций, посольств, консульств, учреждений Российской Федерации за рубежом и от физических лиц независимо от способа их доставки, передачи, создания после их предварительного рассмотрения.

Перечень документов, подлежащих регистрации в ЕСЭД без сканирования, приведен в приложении N 32 к настоящей Инструкции.

4.3.3. Отделом делопроизводства регистрируются входящие документы, поступающие:

в адрес Министра или Минпросвещения России;

из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции, независимо, на чье имя они поступили;

при поступлении запроса из Министерства внутренних дел Российской Федерации, органов Прокуратуры Российской Федерации, следственных органов, независимо, на чье имя они поступили;

от зарубежных корреспондентов, в том числе дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом в адрес Министра.

4.3.4. В секретариатах заместителей Министра регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес заместителей Министра, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.

4.3.5. В секретариатах структурных подразделений Минпросвещения России регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти правоохранительных органов и организаций, в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.

4.3.6. В секретариате Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью регистрируется без сканирования дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающая в адрес Министерства и Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.3.7. Обращения, жалобы и предложения, поступившие от физических и юридических лиц (письма граждан и организаций), регистрируются в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента управления делами.

4.3.8. Регистрационный номер документа проставляются в ЕСЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.

4.3.9. Порядок присвоения входящих номеров с использованием ЕСЭД осуществляется в соответствии со следующим документопотоком:

документы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "входящие в адрес руководства (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-";

распоряжения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "распоряжения (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-р-";

поручения высших органов государственной власти, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "Поручения (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-пр-";

документы, поступившие в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группы документов "входящие в адрес ФИО", регистрационный номер содержат префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра;

документы, поступившие по каналам факсимильной связи в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группах документов "факсы в адрес ФИО", регистрационный номер содержит префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра и постфикс "факс";

документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, регистрируются в соответствующих группах "ВХОДЯЩИЕ <индекс>", где <индекс> - индекс подразделения, регистрационный номер содержит префикс, соответствующий индексу структурного подразделения;

информационные материалы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "информационные материалы", регистрационный номер содержит префикс "инф-";

обращения граждан и организаций регистрируются в группе документов "письма граждан МП", регистрационный номер содержит префикс "ПГ-МП-";

обращения, принятые на личном приеме руководителей Министерства, регистрируются в группе документов "личный прием МП", регистрационный номер содержит префикс "ЛП-МП-";

обращения, целью которых является получение архивных сведений, регистрируются в группе документов "архивные справки МП", регистрационный номер содержит префикс "АП-" и постфикс "-МП";

регистрационные номера входящей иностранной корреспонденции и обращений иностранных граждан имеют постфикс "-ин";

регистрационный номер входящей дипломатической почты имеет постфикс "-дип".

4.3.10. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом.

4.3.11. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в системе ЕСЭД, то есть, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).

Перевод большого объема бумажных документов в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.

Отделом делопроизводства для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается и приклеивается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом.

4.3.12. Документы, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс "мэдо-". Служащий отдела делопроизводства рассматривает каждую ЭРК и определяет соответствующий секретариат Минпросвещения России для дальнейшей перерегистрации документа в соответствующей группе входящих документов и последующего формирования указаний по исполнению.

4.3.13. Обращения граждан и организаций, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс "МЭДО-ПГ". Служащий отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.

4.3.14. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Минпросвещения России, включаемых в регистрационно-учетную форму, приведен в приложении N 33 к настоящей Инструкции.