4.12. Работа исполнителя с документами

4.12.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.

4.12.2. Поручения руководства Минпросвещения России доводятся до руководителей структурных подразделений посредством ЕСЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.

4.12.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

4.12.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Минпросвещения России, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).

4.12.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Минпросвещения России выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение исполнителей в день поступления, а также контроль за своевременным и качественным их исполнением.

4.12.6. Специалисты структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов в ЕСЭД (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.12.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Минпросвещения России, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Минпросвещения России связано получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения (на уровне не ниже заместителей Министра) в виде письма в бумажном виде в адрес Минпросвещения России, или визы на визовом экземпляре документа (визы на оригинале нормативного правового акта), или письма в электронном виде, переданного по каналам МЭДО и заверенного электронной подписью.

4.12.8. Подготовленный в электронном виде к подписанию руководством Минпросвещения России документ визируется исполнителем поручения (указания), руководством структурного подразделения Минпросвещения России, руководством структурных подразделений-соисполнителей поручения (указания), Правовым департаментом (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативного правового акта), курирующим заместителем Министра, служащим отдела редактирования документов Департамента управления делами (далее - редактор).

4.12.9. Все документы редактируются непосредственно перед подписью Министра или лица, его замещающего, только при наличии всех необходимых виз. В случае если документы представляются на редактирование после подписи, то при наличии ошибок документ редактируется и заново оформляется на бланке. Редактор визирует чистовой вариант с пометкой "после подписи".

До представления документа на редактирование в отдел редактирования документов служащий отдела делопроизводства проверяет наличие виз, наличие поручения и сам документ, количество листов в приложениях, а также подпись должностного лица.

4.12.10. Документы, представляемые на редактирование, должны быть оформлены с помощью текстового редактора шрифтом размером N 14. В табличных материалах допускается использование шрифта размером N 10-12.

Документы на редактирование представляются исполнителем только вместе с электронным носителем (флеш-картой). Ответственность за идентичность визового экземпляра и электронной версии возлагается на исполнителя документа.

На электронном носителе (флеш-карте) должны находиться только те документы, которые представляются на редактирование, либо должна быть создана отдельная папка "Для редакторов". Достоверность представленной информации в электронном виде (файлов) заверяется исполнителем при передаче документов на редактирование.

4.12.11. Перечень документов, редактирование которых осуществляет Департамент управления делами, приведен в приложении N 42 к настоящей Инструкции.

4.12.12. Не представляются на редактирование:

служебные письма, приветствия на бланках установленного образца и распоряжения Минпросвещения России за подписью заместителей Министра;

приказы Минпросвещения России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;

приказы с отметкой "дсп/ОЗГТ";

уставы подведомственных Минпросвещения России организаций;

программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям, а также внутренние документы, разрабатываемые департаментами;

приложения к доверенностям, приказам, распоряжениям, протоколам в виде табличных материалов, содержащих цифры, расчеты, названия организаций, фамилии и т.п.;

табличные и другие материалы, слайды;

материалы неслужебного характера.

4.12.13. Редактирование документов осуществляется в порядке их поступления согласно контрольным срокам исполнения не позднее чем за 2 дня до истечения контрольного срока, в рабочие дни - понедельник - четверг с 9.00 до 18.00., пятница с 9.00 до 16.45.

При необходимости привлечения к работе сотрудников отдела редактирования документов по окончании их рабочего времени структурное подразделение Министерства информирует об этом Департамент управления делами, но не позднее 17.00 (в пятницу - не позднее 15.45).

4.12.14. Отредактированные документы выдаются исполнителю под роспись в журнале учета отдела редактирования документов Департамента управления делами.

4.12.15. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел делопроизводства Департамента управления делами.

4.12.16. Документы в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Счетную палату Российской Федерации, руководителям субъектов Российской Федерации вносятся заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.12.17. Документы, поступившие из структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации непосредственно руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, рассматриваются ими и вносятся в указанные структурные подразделения органов государственной власти.

4.12.18. Работать с документами, поступившими в Минпросвещения России, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

4.12.19. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий служащим других организаций или учреждений допускается с разрешения руководства Минпросвещения России или руководителя соответствующего структурного подразделения Минпросвещения России.

4.12.20. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

4.12.21. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Минпросвещения России обязан незамедлительно доложить руководителю о данном факте. По данному факту руководитель структурного подразделения Минпросвещения России назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Департамент управления делами.

4.12.22. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе служащие структурных подразделений Минпросвещения России обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минпросвещения России, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения.

4.12.23. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделения Минпросвещения России за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений.

4.12.24. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Минпросвещения России, обязан в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.