13. Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив

13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив, если суд выступает источником его комплектования или при наличии соответствующего договора с архивным учреждением.

Решение о форме приема документов (полного или выборочного) принимается ЭПК архивного учреждения.

Суды, не выступающие источниками комплектования государственного архива, передают документы на постоянное хранение в государственный архив при их ликвидации и наличии документов Архивного фонда Российской Федерации.

13.2. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем государственного архива или уполномоченным им должностным лицом.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по решению ЭПК архивного учреждения.

13.3. Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный архив, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств суда.

13.4. Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный архив проводятся:

рассмотрение документов на предмет рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну в случае истечения сроков, установленных законодательством Российской Федерации;

рассмотрение документов на предмет снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

13.5. Передача электронных архивных дел в информационную систему государственного архива производится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, по согласованию с государственным архивом по описям электронных документов. К описям электронных дел прилагаются реестры файлов электронных документов.

13.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 22 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - в суде.

Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, а также один - в электронном виде, в формате, согласованном с государственным архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в суде.

13.7. На всех экземплярах описи дел государственным архивом делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, суд принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой судом.

Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

При отсутствии (утрате) подлинников передаются их заверенные копии (при наличии).

13.8. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами.