4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции экспертной комиссии суда

4.1. Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения следующих критериев:

происхождения (значимость выполняемых судом функций, время и место образования документа);

содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа);

внешних особенностей документов (вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние), а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:

при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел;

при подготовке дел, электронных дел к передаче в архив суда;

при подготовке к передаче дел, электронных дел на хранение в государственный архив;

при выделении к уничтожению дел, электронных дел, не подлежащих хранению.

4.3. Задачами экспертизы ценности являются:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры;

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив;

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4. Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов носителей и способов записи.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается ЭПК архивного учреждения.

4.5. Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и Перечнем документов.

4.6. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается экспертная комиссия суда, которая является совещательным органом и действует на постоянной основе.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя суда и действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Суды, выступающие источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии суда с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.7. В состав экспертной комиссии суда, назначаемый приказом председателя суда, входят: председатель комиссии (один из заместителей председателя суда или судья (в случае отсутствия заместителя председателя суда), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства (общего отдела), судебных коллегий, судебных составов, постоянного судебного присутствия и других структурных подразделений суда.

Также в состав экспертной комиссии суда может быть включен представитель государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

4.8. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

4.8.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.8.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

проектов описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу;

проектов номенклатур дел;

проектов актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

проектов актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

проектов актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.

4.8.3. Готовит предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в Перечень документов, с дальнейшим их представлением на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

4.8.4. Совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работников суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4.8.5. Выполняет иные функции, установленные законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства и положением об экспертной комиссии суда.

4.9. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не менее двух раз в год, оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Заседание экспертной комиссии суда и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии суда по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии суда.

4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

4.11. По результатам экспертизы ценности документов в судебных коллегиях, судебных составах, постоянных судебных присутствиях, структурных подразделениях суда составляются:

номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда;

описи дел, описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.