2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов и производств суда

2.1. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности суда, составляют документальный фонд суда.

Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда суда, составляется номенклатура дел суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел суда (далее - номенклатура) - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, баз данных, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, постоянных судебных присутствиях, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.

Не включаются в номенклатуру периодические издания, книги, брошюры.

2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения.

2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и номенклатура суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее - Перечень документов), а также номенклатурами за предшествующие годы.

2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава, начальником структурного подразделения, иным уполномоченным председателем суда лицом (в постоянном судебном присутствии), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется номенклатура на очередной календарный год.

Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов.

2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

Один раз в 5 лет суд, выступающий источником комплектования государственного архива, либо при наличии соответствующего договора согласовывает номенклатуру с соответствующим ЭПК архивного учреждения.

2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.9. Номенклатура составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр утвержденной номенклатуры является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру в раздел отдела делопроизводства (общего отдела);

второй экземпляр передается в архив суда в качестве учетного документа.

В судах, выступающих источником комплектования государственного архива, или при наличии соответствующего договора с архивным учреждением номенклатура составляется в трех экземплярах; третий экземпляр передается в соответствующий государственный архив, архивное учреждение.

В качестве рабочего экземпляра в отделе делопроизводства (общем отделе) используется копия утвержденной номенклатуры.

Номенклатура на очередной год рассылается в судебные коллегии, судебные составы, постоянные судебные присутствия, структурные подразделения суда в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения.

2.11. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда в течение года, передаются в отдел делопроизводства (общий отдел).

Отделом делопроизводства (общим отделом) на основе полученных данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры, готовится дополнение к номенклатуре, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры.

Дополнение к утвержденной номенклатуре подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), визируется работником, ответственным за работу архива суда, согласовывается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда, после чего вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в суде в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры.

Рабочий экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе) до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел.

2.12. В случае изменения структуры суда (упразднение, реорганизация структурного подразделения суда, создание нового структурного подразделения суда) номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения и утверждается председателем суда.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

В иных случаях (к примеру, изменение сроков хранения документов новым Перечнем документов и другое) повторное согласование проекта номенклатуры с ЭПК архивного учреждения не требуется.

2.13. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2.13.2. В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.

Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе "Примечание".

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

В заголовках дел, содержащих документы ограниченного доступа, в номенклатуре проставляется соответствующая отметка ("Для служебного пользования", "ДСП").

2.13.3. В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).

2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов.

Сокращения сроков хранения, установленных действующим Перечнем документов, не допускается.

2.13.5. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое.

2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам осуществляется по общим правилам.

Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел.

2.14. По завершении календарного года (до 1 февраля следующего года) судебные коллегии, судебные составы, постоянные судебные присутствия, структурные подразделения оформляют итоговую запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Далее эти сведения передаются в отдел делопроизводства (общий отдел) для составления итоговой записи к номенклатуре.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.