12. Обеспечение сохранности архивных документов

12.1. Хранение архивных документов в суде обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов в соответствии с порядком, установленным разделом 10 настоящей Инструкции;

обеспечение возможности проведения профилактической и технической обработки архивных документов;

описание (составление описей дел) и своевременная постановка архивных документов на учет в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

12.2. Архив размещается в здании и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения) должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 12.1 настоящей Инструкции, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям <1>.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"; Градостроительный кодекс Российской Федерации.

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <2>;

--------------------------------

<2> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24.

в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище (пункт 12.3 настоящей Инструкции);

в запирающихся шкафах или сейфах.

Размещение архива в приспособленном здании (помещении) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок).

12.3. Архивохранилище должно:

отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод, в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

иметь двери с повышенной технической укрепленностью (металлические или обшитые металлом);

иметь запирающиеся решетки на окнах (при размещении архивохранилища на цокольном, первом или втором этаже здания).

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 12.7 настоящей Инструкции, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м площади архивохранилища.

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях в соответствии с пунктом 12.19 настоящей Инструкции.

12.4. Для обеспечения деятельности архива (при необходимости) выделяются помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям (акклиматизации), рабочая комната работника, ответственного за работу архива суда, помещение для предоставления доступа к архивным документам.

12.5. Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках, в гаражах и других, не предназначенных для их хранения местах.

12.6. При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

12.7. При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

12.8. Архивные документы размещаются в первичных средствах хранения:

на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.9. На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем.

12.10. Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности <3>.

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности"; постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации".

Работник, ответственный за работу архива суда, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

12.11. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них (если архив суда размещен в отдельном от суда здании), а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного приказом председателя суда.

12.12. Архивные документы необходимо хранить в темноте. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

12.13. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

для документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - температура 8 - 18 °C, относительная влажность воздуха - 45 - 65%;

для документов на оптических дисках - температура 10 - 23 °C, относительная влажность воздуха - 20 - 50%.

12.14. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких точках архивохранилища (в зависимости от конструктивных особенностей площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:

в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

в специально оборудованном для хранения изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;

при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

12.15. В архиве должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в архивохранилище и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

12.16. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архиве поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

12.17. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.

12.18. Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз.

12.19. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном (приложение N 36 к настоящей Инструкции) и, при наличии более одного фонда, пофондовом (приложение N 37 к настоящей Инструкции).

При ведении топографического указателя один его экземпляр должен храниться у работника, ответственного за работу архива суда, второй - размещаться в соответствующем архивохранилище.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища.