12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении (Межрегиональной инспекции), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.2. Номенклатура дел составляется на основе положения об Управлении (Межрегиональной инспекции), его (ее) структуры, штатного расписания, "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", "Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения", "Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (только раздел 9 "Контроль производства и оборота алкогольной и табачной продукции) (далее - Перечень), а также анализа видов, состава и содержания документации Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.3. Номенклатура дел отдела Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 11) составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения, согласуется с подразделением ДОУ, архивом Управления (Межрегиональной инспекции) или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается начальником отдела.

Номенклатуры дел отделов на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданный отдел Управления (Межрегиональной инспекции) обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в подразделение ДОУ.

12.1.4. На основе номенклатур дел отделов подразделение ДОУ составляет сводную номенклатуру дел Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел Управления (Межрегиональной инспекции) подписывается начальником подразделения ДОУ, согласуется с экспертной комиссией (далее - ЭК) Управления (Межрегиональной инспекции), с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) <4> и утверждается Руководителем. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

--------------------------------

<5> В исключительных случаях, если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела отказывается от сотрудничества с федеральным органом исполнительной власти (отсутствует договор об отношениях и сотрудничестве), допускается утверждение руководителем Управления (Межрегиональной инспекции) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу, после согласования их с ЦЭК Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел согласуется с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Управлении (Межрегиональной инспекции).

12.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают от подразделения ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае значительных изменений структуры Управления (Межрегиональной инспекции) и функций его (ее) отделов.

12.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) являются названия отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы сводной номенклатуры дел должны содержать все отделы утвержденной структуры Управления (Межрегиональной инспекции). Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в территориальном налоговом органе и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре Управления (Межрегиональной инспекции).

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел (отделы) допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями, и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы сводной номенклатуры дел для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

12.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.11. Графы номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) и отделов заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении (Межрегиональной инспекции) цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название Управления (Межрегиональной инспекции) и его отделов;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с ИФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 - Налоговые паспорта организаций - общий заголовок дела;

16-01/01 - Налоговый паспорт "Авиационные линии Кубани";

16-01/02 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаргазстрой";

16-01/03 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаррегионгаз"...и т.д.,

где:

16 - индекс отдела;

01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела;

/01, /02, /03 - номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения подразделения ДОУ.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

12.1.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.1.13. По окончании календарного года работником, ответственным за ведение делопроизводства отдела, производится подсчет заведенных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в подразделение ДОУ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.