5. Организация контроля исполнения документов

5.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД-регион.

5.3. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации Управлением (Межрегиональной инспекцией) государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливаются соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

5.4. Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 5.5 и 5.6.

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- для документов, поступивших из ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, - со дня подписания (утверждения) документа;

- для обращений граждан и организаций, поступивших в ЦА ФНС России по вопросам, относящимся к компетенции территориального налогового органа, и перенаправленных в соответствующее Управление (Межрегиональную инспекцию), срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ЦА ФНС России. При перенаправлении обращения гражданина в сопроводительном письме, как правило, указывается контрольный срок исполнения;

- для документов, поступивших из других органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций, а также обращений граждан и организаций, поступивших непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию), - со дня их поступления (регистрации).

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.

5.6.1. Поступившие из ЦА ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной дате;

- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;

- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;

- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.3. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) - в течение 30 дней.

5.6.4. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.5. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.6. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:

- с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней.

- с грифом "Срочно" - в течение 5 дней;

- без согласования с другими организациями - в течение 15 дней;

- с согласованием - в течение 30 дней.

5.6.7. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.8. По протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца.

5.6.9. По запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.

5.6.10. По запросам, поступившим из Общественной палаты, - в течение 30 дней со дня получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем 14 дней. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

5.6.11. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.12. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ исполняется в срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, по инициативе исполнителя в СЭД в РК входящего документа указывается новая резолюция и документ исполняется в срок в соответствии со скорректированной резолюцией.

5.7. Организация контроля исполнения документов, подписанных Руководителем.

5.7.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

- указаний по исполнению документов, поступивших в Управление;

- указаний по исполнению документов, созданных в Управлении;

- приказов и распоряжений;

- протоколов Коллегии и совещаний.

Контролю подлежат пункты указаний по исполнению документов, приказов, распоряжений и протоколов Коллегии, имеющие точный срок исполнения.

5.7.2. Контроль документов, к которым Руководитель в указаниях по исполнению документов, добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в указаниях по исполнению документов. Для неконтрольных документов - 10 дней.

Начальник отдела - ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

5.7.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства, в случае запроса документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет в адрес Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 6.1, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

5.7.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в подразделении ДОУ.

5.7.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

5.7.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в подразделение ДОУ отделом-исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.1.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.7.7. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, адресованную Руководителю, координирующему деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.7.8. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.7.9. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля на основании поступившего в подразделение ДОУ в электронной форме указания должностного лица Управления (Межрегиональной инспекции), ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, к служебной записке отдела-исполнителя.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления отделом-исполнителем в подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным ИФНС России в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет отдел - ответственный исполнитель.

5.7.10. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам отделов допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок, адресованных Руководителю, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.1.

5.7.11. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы.

Руководителю:

- еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ;

- ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

- ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ, по отделам, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Начальникам отделов:

- еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

5.8. Организация контроля исполнения документов, подписанных заместителем Руководителя.

5.8.1. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется:

- по обращениям граждан - подразделением ДОУ;

- по остальным документам, в том числе обращениям организаций, - работниками приемных заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны регулярно докладывать заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.8.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль заместителем Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляет заместителю Руководителя, подписавшему указание по исполнению документа, служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении заместителя Руководителя в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

При этом в РК документа работником, осуществляющим контроль, вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

5.8.3. Поручение заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления отделом-исполнителем работнику приемной документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания заместителя Руководителя по исполнению документа к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.2.

Снятие документа с контроля оформляется работником, осуществляющим контроль, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.8.4. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет заместителю Руководителя, координирующему деятельность соответствующего отдела, мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью заместителя Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.8.5. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.9. Организация контроля исполнения документов в отделе.

5.9.1. Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе Управления (Межрегиональной инспекции), об этом незамедлительно сообщается в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

5.9.2. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД-регион непосредственным исполнителем документа или работником отдела, ответственным за ведение делопроизводства.

5.9.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны регулярно информировать начальников отделов о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.9.4. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.