8.2. Отправка исходящих документов

8.2.1. На бумажных носителях (почтовой и фельдъегерской связью) отправляются документы:

- в органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

- юридическим и физическим лицам (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

- в ЦА ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) (перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) ФНС России);

- в подведомственные инспекции (перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) Управления (Межрегиональной инспекции));

- в другие инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами;

- в иные организации.

В электронной форме по СЭД-регион отправляются документы:

- в ЦА ФНС России, другие Управления (Межрегиональные инспекции) (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);

- в подведомственные инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);

- в другие инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами.

В электронной форме по ЭП (с использованием СЭД-регион) отправляются документы:

- ответы на Интернет-обращения;

- в органы государственной власти субъектов Российской Федерации (при наличии двухсторонних Соглашений между Управлением (Межрегиональной инспекцией) и соответствующими учреждениями).

8.2.2. При отсутствии связи по СЭД (по техническим причинам) документы в электронной форме отправляются по ЭП (с использованием СЭД-регион).

8.2.3. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" устанавливается отдельным нормативным документом.

8.2.4. Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день только подразделением ДОУ.

8.2.5. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от отдела (с уведомлением об этом работников подразделения ДОУ). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

8.2.6. Визовые экземпляры приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений остаются в делах подразделения ДОУ.

Визовые экземпляры служебных писем формируются в дела отделов-исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

8.2.7. Отправка документов почтовой и фельдъегерской связью

8.2.7.1. При отправке исходящих документов на бумажном носителе не более чем в четыре адреса адресатам отправляются подлинники документов. На подлиннике документа выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр.

При отправке исходящих документов на бумажном носителе более чем в четыре адреса адресатам отправляются копии подлинника, изготовленного на бумажном носителе. На копии документа карандашом указывается наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

8.2.7.2. В адрес ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) документы, как правило, направляются фельдъегерской связью.

Документы (как правило, конфиденциальные), требующие срочной доставки, также отправляются фельдъегерской связью.

8.2.7.3. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям отдела, отвечающего за юридические вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель отдела, отвечающего за юридические вопросы, получает документы в подразделении ДОУ, при этом на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например "Заказное", "Ценное" и т.д.

8.2.7.4. Допускается передача документации на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

8.2.7.5. РК документов в ЦА ФНС России, Управление (Межрегиональную инспекцию), подведомственную инспекцию (настроена связь по СЭД-регион) пересылаются автоматически с помощью СЭД-регион.

Для такой документации еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД-регион автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей.

8.2.8. Отправка исходящих документов по СЭД-регион.

8.2.8.1. Документы, направляемые в электронной форме по СЭД, подлежат отправке в форме электронных документов и в отдельных случаях в форме электронных образов документов. При этом сканированию подлежат подлинники документов (оригиналы), изготовленные на бумажном носителе, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

Электронные образы документов, поручения Руководителя и его заместителей, поручения по обращению физического или юридического лица (в случае, если в указание по исполнению документа включено руководство территориального налогового органа) УКЭП не подписывается.

8.2.8.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД-регион.

При этом в СЭД-регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрация в ЦА ФНС России, Управлении (Межрегиональной инспекции), подведомственной инспекции.

Документы большого размера (более 6 МБ) направляются в электронной форме по СЭД (кроме ДСП) с использованием сервиса "Файловое хранилище" в соответствии с Приказом ФНС России от 29.11.2013 N ММВ-7-6/521@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения "Сервис временного хранения для целей обмена между налоговыми органами большими массивами информации в рамках налогового администрирования с использованием технических возможностей Интранет-портала".

8.2.8.3. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 8.2.7.

8.2.8.4. Для документов, отправленных по СЭД-регион, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр каждому из адресатов.

8.2.9. Отправка исходящих документов по ЭП (с использованием СЭД-регион).

8.2.9.1. Документы, направляемые в электронной форме по ЭП (с использованием СЭД-регион), подлежат отправке в форме электронных образов документов. При этом сканированию подлежат оригиналы, изготовленные на бумажном носителе, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

В случае дополнительного направления электронного образа документа в налоговый орган (по СЭД-регион) файл документа также не подписывается УКЭП.

8.2.9.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД-регион.

8.2.9.3. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 8.2.7.

8.2.10. Передача электронных документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию), сторонним организациям в виде их заверенных копий, изготовленных на бумажном носителе.

8.2.10.1. При передаче электронных документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию), сторонним организациям, необходимо выполнить следующее:

- уполномоченному должностному лицу представляется электронный документ (вместе с УКЭП) и его копия в форме документа на бумажном носителе;

- проверяется подлинность УКЭП, аутентичность текстов копии, изготовленной на бумажном носителе, и электронного документа;

- в случае правильности УКЭП, соответствия текста копии, изготовленной на бумажном носителе, тексту электронного документа, в нижней части копии делается запись "Верно", указывается должность, фамилия и инициалы, проставляется подпись уполномоченного должностного лица и дата заверения;

- подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.