Оформление документов - это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов в Роспотребнадзоре установлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов".

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты:

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". На бланках Роспотребнадзора воспроизводится Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите.

3.3.2. Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа

Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, подготовившего документ - Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

3.3.3 Справочные данные - почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и Интернет-адрес Роспотребнадзора.

3.3.4. Код организации (ОКПО)

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

3.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Роспотребнадзора проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Примечание: реквизиты, обозначенные в пунктах 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, 3.3.5, 3.3.6 содержатся на бланке письма Роспотребнадзора.

3.3.7. Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме письма.

Примечание: реквизиты, обозначенные в пунктах 3.3.1, 3.3.2, 3.3.7, содержатся на общем бланке Роспотребнадзора.

3.3.8. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:

дату 15 июля 2008 г. следует оформлять 15.07.2008

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

В документах правового и финансового характера дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

15 июля 2008 г.

В переписке с иностранными партнерами дата может проставляться в соответствии с международными стандартами в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

2008.07.05

При ссылке в тексте на документ дата оформляется следующим образом:

"приказ от 05.07.2008 N ... о ... ".

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата регистрации.

3.3.9. Регистрационный номер

Регистрационный номер исходящего документа Роспотребнадзора состоит из номера структурного подразделения, через косую черту - порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире - двух последних цифр года регистрации, через тире - номера дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер входящего документа состоит из номера подразделения, через косую черту - порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире - двух последних цифр года регистрации.

При регистрации постановлений, приказов, решений, протоколов на них проставляется порядковый номер в пределах регистрируемого массива, который дополняется буквенным индексом в зависимости от разновидности документа, например: регистрационный номер приказа по личному составу - "123-Л/О".

Регистрационный номер организационно-распорядительных документов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, состоит из порядковых номеров каждого федерального органа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований федеральных органов на документе.

3.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.11. Место составления и издания документа

Место издания документа указывается в бланках документов, за исключением бланка письма. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.3.12. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), отметка о конфиденциальности, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования".

Указанный реквизит проставляют в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам. Ниже центрировано относительно грифа проставляют "Экз. N ". На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывают количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

После подписания или утверждения, регистрации на каждом экземпляре, адресованному конкретному исполнителю (адресату), и на копиях документа проставляют номера экземпляров, например:

В регистрационную форму документа или в список рассылки заносят номера всех экземпляров с указанием адресатов.

3.3.13. Адресат

Адресование документов может производиться в органы, организации, их структурные подразделения, а также конкретному должностному или физическому лицу.

При адресовании документа в орган, организацию или ее подразделения их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Если документ адресуется руководству организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата, при этом должность указывается в дательном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресуется должностному лицу, то наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

На одном документе проставляется не более четырех адресатов. Перед вторым и последующими адресатами слово "копия" не указывают. Каждый из экземпляров отправляемого документа должен быть подписан. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти (в Государственную Думу Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти), в территориальные органы и подведомственные организации Роспотребнадзора, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.3.14. Гриф утверждения документа

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или изданием распорядительного документа (приказа Роспотребнадзора, постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации). Оба способа одинаково легитимны.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказами Роспотребнадзора и постановлениями Главного государственного санитарного врача Российской Федерации гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 15.

3.3.15. Указания по исполнению документа

Для организации исполнения документа даются указания соответствующим должностным лицом.

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе или на самом документе.

На документе указание по исполнению пишется от руки соответствующим руководителем на лицевой стороне первого листа между реквизитами "Адресат" и "Текст", не задевая при этом текста.

В состав указания по исполнению документа включаются следующие элементы: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата, например:

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно ему подчиненным.

Содержание поручения в указании по исполнению документа должно быть четко сформулировано и не допускать двоякого толкования.

3.3.16. Заголовок к тексту

Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу формата A4 (210 x 297), кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках формата A5.

Если текст документа содержит не более пяти строк, то заголовок не составляют.

Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен быть максимально точным и коротким. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту должен занимать не более 4 - 5 строк.

3.3.17. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и сроком исполнения.

3.3.18. Текст документа

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25 октября 1991 года N 1807-1 "О языках народов России", Федеральным законом от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" и другими нормативными актами Российской Федерации текст документов составляют на русском языке как на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов составляют на литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

- предельная краткость, исключение излишней информации;

- полнота необходимой информации;

- точность фактов, формулировок, не допускающая различных толкований.

При составлении документов необходимо строго соблюдать правила орфографии и пунктуации. Предложения должны иметь прямой порядок слов. Тексты документов составляются без сложных грамматических конструкций и словосочетаний. Необходимо соблюдать правила написания наименований органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения, приводится их полное название, в скобках - официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании, например:

Федеральное бюджетное учреждение науки "Ростовский научно-исследовательский институт микробиологии и паразитологии" Роспотребнадзора (далее - ФБУН РостовНИИМП Роспотребнадзора).

Для ускорения рассмотрения и исполнения, правильного формирования документов в дела документы, по возможности, должны составляться по одному вопросу.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указывается основание составления документа, факты, события, аргументы, во второй - предложения, выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Документы, издающиеся на основании документов органов государственной власти, а также на основании ранее изданных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, названия организации - автора документа, даты, номера и заголовка, заключенного в кавычки.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблиц и анкет.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля, кроме первого листа документа.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.

3.3.19. Отметка о наличии приложения

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, правилам, инструкции, положению, решению) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N ..." с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

В случае, когда к документу составлено одно приложение, значок "N" не указывают.

3.3.20. Подпись должностного лица

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы судебной власти, подписываются руководителем Роспотребнадзора или его заместителями, имеющими право подписи в соответствии с приказом.

Документы, направляемые подведомственным и другим учреждениям, гражданам, подписываются руководителем Роспотребнадзора, его заместителями, а также могут подписываться начальниками управлений Роспотребнадзора в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Документы, подлежащие утверждению, подписывают начальники структурных подразделений, ответственных за их подготовку.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица - автора документа, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии приложения. Наименование должности печатают от границы левого поля документа. Расшифровка личной подписи печатается без скобок на уровне последней строки наименования должности. Инициалы проставляют перед фамилией. Последнюю букву в расшифровке ограничивают правым полем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог "за", подпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц (акты, финансовые документы, совместные организационно-распорядительные документы), то указывается соответствующее количество подписей. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Если письмо адресовано не более чем четырем корреспондентам, то подписывается каждый экземпляр.

При направлении документов Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в федеральные органы государственной власти, в судебные органы Российской Федерации подписывается каждый экземпляр документа.

3.3.21. Согласование документа. Визы согласования документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов:

- о качестве подготовленного документа,

- о целесообразности и своевременности издания документа,

- о соответствии подготовленного документа действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам, определяющим компетенцию Роспотребнадзора,

- о соответствии оформления документа требованиям нормативно-методической документации по документированию управленческой деятельности.

Согласование проводится должностными лицами Роспотребнадзора (внутреннее согласование) и федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, подготовившим проект документа, а также руководителями тех подразделений, на которые распространяются положения документа. Документы, затрагивающие вопросы функциональных структурных подразделений, дополнительно визируются соответствующими руководителями.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, на подлинниках приказов Роспотребнадзора и постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если в документе содержится не более четырех грифов согласования, то они располагаются на одном уровне. Если грифов согласования в документе более четырех, то они оформляются на специальном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", который подшивают вместе с документом.

Если внешнее согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, то в грифе согласования вместо должности указывается наименование документа в именительном падеже, номер, дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ЦЭК Роспотребнадзора

от 14.09.2009 N 2

3.3.22. Оттиск печати

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Перечень документов Роспотребнадзора, подлинность которых требуется удостоверять печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении N 15.

Печать ставится на свободном от текста месте, не затрагивая личную подпись, захватывая окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте. Это место обозначается словом "М.П.".

3.3.23. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится в случае необходимости придания ей юридической силы.

При заверении копий документов их сверяют с подлинником. Текст копии должен дословно соответствовать подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату. Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяют гербовой печатью Роспотребнадзора, на иных документах - печатью Управления делами, например:

3.3.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне подписного листа документа в левом нижнем углу. На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, отметку проставляют на лицевой стороне.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, дату печатания документа.

3.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

После исполнения документа ниже текста по центру первого листа ставится отметка об исполнении документа и помещении его в дело, которая включает в себя: сведения об исполнении документа (ссылку на номер и дату документа, при отсутствии документа - другие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу входящего документа. Ставится штамп с названием фондообразователя - "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителя и благополучия человека", в который вписывается входящий номер и дата регистрации.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления табличных материалов, сносок к тексту, фамилии и телефона исполнителя допускается использовать шрифт N 10); текст располагать через один межстрочный интервал (12 пт).