9.3 Ввод документов в систему

Ввод документов в документную систему должен проводиться в случае, если при анализе деловых процессов выявлено, что определенные документы должны быть сохранены и управляемы в течение времени для удовлетворения определенных требований. Ввод в систему должен включать:

a) присвоение уникального идентификатора (либо машиночитаемого, либо воспринимаемого человеком);

b) ввод или создание метаданных о документе в момент ввода в систему;

c) создание взаимосвязи между отдельным документом и другими документами, агентами или деловыми операциями.

Метаданные, созданные, добавленные или полученные в момент ввода документа в систему, должны соответствовать утвержденной схеме метаданных и всегда должны быть связаны с документами.

В момент ввода в систему метаданные, документирующие контекст документа, должны быть зафиксированы и сохранены в качестве доказательства совершенной операции. Уникальные идентификаторы должны быть постоянными.

Документ может быть введен много раз в различные документные системы. Каждое событие должно быть записано в метаданных процесса. С момента ввода документа в документную систему метаданные о действиях, совершаемых с документом, или о его использовании должны непрерывно накапливаться.