8.1 Общие положения

Для удовлетворения требований к документам (см. 7.5) должны быть разработаны средства управления документами. Средства управления включают:

a) схемы метаданных документов;

b) схемы классификации рабочих процессов;

c) правила доступа;

d) правила, определяющие порядок отбора и передачи документов на хранение или уничтожение.

Средства управления документами могут быть разработаны и внедрены в различных формах в зависимости от технологической и деловой среды. Их разработка и внедрение должны учитывать характер документных систем, с которыми они взаимодействуют.

Результаты анализа деловых процессов должны быть использованы при разработке и пересмотре средств управления документами (см. раздел 7).

Процессы создания, ввода в систему и управления документами (см. раздел 9) должны быть основаны на актуальных средствах управления документами. Поэтому средства управления документами следует регулярно пересматривать.

Отмененные версии средств управления документами следует сохранять и управлять ими как документами в соответствии с требованиями, установленными анализом деловых процессов (см. раздел 7).