6.3 Ответственность

Права и ответственность по созданию, вводу в систему и управлению документами должны быть определены, установлены и доведены до сведения работников.

Решения по созданию, вводу в систему и управлению документами - это деловые решения, основанные на установленных требованиях к документации и оценке риска (см. раздел 7). Решения должны быть приняты соответствующим лицом и зафиксированы в документе.

Ответственность должна распространяться на всех сотрудников, которые создают и используют документы в рамках своей деятельности, и должна быть отражена в должностных инструкциях и других документах, где это необходимо.

Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Конкретная ответственность за организацию работы по управлению документами должна быть поручена руководителю с соответствующими полномочиями.

Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:

a) специалисты в области управления документами полностью или частично отвечают за аспекты управления документами, включая проектирование, внедрение и обслуживание документных систем и осуществляемых в данных системах операций, а также за обучение пользователей управлению документами и применению оперативных документных систем в индивидуальной практической деятельности;

b) специалисты в области управления документами или другие лица, ответственные за управление документами, отвечают за разработку, внедрение и поддержку схем метаданных и других средств управления совместно с другими сотрудниками, такими как специалисты в области информационных технологий, руководители и юристы;

c) ответственность руководства заключается в поддержке разработки и внедрения политики управления документами;

d) руководители отвечают за обеспечение соблюдения требований к документированию рабочих процессов в подконтрольных им рабочих областях;

e) системные администраторы несут ответственность за обеспечение непрерывной и надежной работы подконтрольных им документных систем, а также за обеспечение полноты и актуальности документации во всех системах;

f) все сотрудники ответственны за создание и сохранение точной и полной документации, отражающей их деловую деятельность.