7.1 Общие положения

Анализ деловых процессов - это процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и введены в систему, а также в целях установления сроков их хранения.

Примечание - Серия международных стандартов ИСО 15489 расширяет традиционное использование термина "appraisal", включая анализ деловой среды, деловой деятельности и риска, что позволяет принимать решения о том, какие документы следует создавать и включать в систему, а также о том, как обеспечить надлежащее управление документами с течением времени.

Анализ деловых процессов сочетает изучение деловой среды с определением требований к доказательству деловой деятельности, что должно быть соблюдено посредством документирования. Этот анализ включает в себя следующее:

a) исследование характера деловой деятельности и ее правовых, ресурсных и технологических возможностей;

b) использование оценки риска для определения того, какие документы должны быть созданы и как ими следует управлять для удовлетворения всех применяемых требований, которая включает в себя оценку:

1) рисков, влияющих на деловую деятельность в целом;

2) рисков, которыми можно управлять посредством создания, ввода в систему и управления документами.

Анализ деловых процессов следует проводить совместно с внутренними и при необходимости внешними заинтересованными сторонами.

Результаты анализа деловых процессов должны быть зафиксированы в соответствующих документах и содержать информацию:

a) о любых источниках, к которым обращались при проведении анализа, включая документальные источники и интервью с заинтересованными сторонами;

b) о результатах оценки риска;

c) о решениях по результатам анализа деловых процессов.

При необходимости решения по анализу деловых процессов должны быть утверждены руководством.

Результаты анализа деловых процессов могут быть использованы для целого ряда целей, включая проектирование и внедрение документных систем (см. 5.3), разработку политики и процедур (см. раздел 6), определение требований к метаданным (см. 5.2.3) и/или разработку средств управления документами, таких как правила, определяющие порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение (см. 8.5), или правила доступа (см. 8.4).

Анализ деловых процессов следует осуществлять по мере изменения условий деловой активности и факторов риска.