9.9 Отбор и передача документов на хранение или уничтожение

Процессы отбора и передачи документов на хранение или уничтожение следует проводить в соответствии с установленными правилами (см. 8.5). Документные системы должны быть разработаны с учетом возможности выполнения действий по отбору и передаче документов на хранение или уничтожение (см. 5.3).

Документы и метаданные должны храниться в течение установленных сроков хранения, указанных в правилах, определяющих порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение.

Действия по отбору и передаче документов на хранение или уничтожение, установленные в правилах, могут включать:

a) уничтожение документов и метаданных;

b) передачу документов и метаданных организации, которая взяла на себя ответственность за деловую деятельность путем реструктуризации, продажи, приватизации или других изменений в деловой деятельности;

c) передачу документов и метаданных в архив организации или внешний архив на постоянное хранение.

Действия по отбору и передаче документов на хранение или уничтожение должны быть проверены до внедрения для обеспечения гарантии того, что требования к документам (см. 7.4) не изменились.

Некоторые метаданные документов должны быть сохранены в течение минимального периода хранения документа, с которым они связаны. Процессы отбора и передачи документов на хранение или уничтожение должны поддерживать эти требования.

Уничтожение документов должно основываться на следующих принципах:

a) уничтожение документов должно быть санкционированным;

b) документы, связанные с предстоящими или текущими судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожению не подлежат, пока эти действия происходят или ожидаются;

c) уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечить полное уничтожение, которое соответствует всем ограничениям безопасности или доступа к документу;

d) факт уничтожения документов должен быть зафиксирован.