5.3.2.1 Надежность

Документные системы должны быть пригодны для непрерывной и регулярной работы в соответствии с утвержденной политикой и процедурами. Документные системы должны:

a) регулярно включать все документы в рамках охватываемой деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

b) регулярно выступать в качестве основного источника достоверной информации о действиях, зафиксированных в документах;

c) обеспечивать участие уполномоченных агентов;

d) предоставлять документы в пригодной для использования форме;

e) поддерживать своевременный доступ к документам;

f) защищать документы от несанкционированного использования, изменения, сокрытия или уничтожения;

g) хранить документы в течение установленного времени;

h) предоставлять при необходимости все механизмы для импорта (или иного включения) документов и метаданных документов в систему или их экспорта из одной системы в другую, а также

i) обеспечивать действия по удалению документов.

Показатели надежности документной системы должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов об операционных, процедурных и при необходимости технологических процессах. Метаданные процессов (см. 5.2.3) также должны демонстрировать надежность системы (систем), которая(ые) обеспечивает(ют) управление ими.