Протоколы, постановления Коллегии

6.24. Протокол совещания (заседания), проводимого руководителем Службы, заместителем руководителя Службы, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению управлениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, в течение суток после окончания совещания.

6.25. Решения, принятые на заседании Коллегии, оформляются протоколом в сроки, определяемые руководителем Службы в каждом конкретном случае.

6.26. К проекту протокола совещания (заседания Коллегии) прилагается указатель рассылки. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

6.27. В указатель рассылки протокола в обязательном порядке включаются заместители руководителя Службы, начальники управлений, помощники руководителя Службы по вопросам, входящим в их сферу деятельности.

6.28. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные управления.

6.29. Копии протоколов совещаний у руководителя Службы (заместителя руководителя Службы) (заседания Коллегии) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти) в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.

6.30. Постановления и протоколы заседаний Коллегий, проводимых руководителем Службы или лицом, его замещающим, регистрируются и ведутся ответственным секретарем Коллегии.

Осуществление записи во время совещания, сбор материалов и подготовка проекта текста протокола (заседания Коллегии) возлагаются на работников управлений, готовивших вопросы к обсуждению.

6.31. Постановление и протокол заседания Коллегии подписываются руководителем Службы. Подготовка и оформление указанного документа осуществляются в соответствии с положением о Коллегии. Уполномоченным работником в день подписания постановления, протокола заседания Коллегии производится их регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в СЭД Службы.

6.32. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания, проводимых руководителем Службы (или лицом, его замещающим), и постановлений Коллегии Службы осуществляется управлением, ответственным за документооборот.

Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Службы (постановлениях Коллегии), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в управление, ответственное за документооборот материалов, подтверждающих факт исполнения документа.

Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем Службы (постановлении Коллегии), принимается руководителем Службы (или лицом, его замещающим). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя Службы. О принятом решении руководителя Службы головной исполнитель документа информирует управление, ответственное за документооборот.