4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Министерства лежит на Административном департаменте.

4.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 18 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Министерства или сводная номенклатура дел (Приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в департаменте, с участием члена экспертной комиссии департамента и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Административный департамент.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Вновь созданный департамент в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел департамента и представляет ее в Административный департамент.

4.1.5. Номенклатура дел Министерства составляется Административным департаментом на основе номенклатур дел департаментов.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства (далее - ЦЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

4.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства визируется работником архива, подписывается директором Административного департамента, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Согласовывается номенклатура дел Министерства с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

4.1.7. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в Канцелярии, второй используется в Административном департаменте как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Министерства, четвертый - в ГА РФ.

После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.