3. Делопроизводство по обращениям

3.1. Прием и первичная обработка обращений осуществляется сотрудниками ФПА РФ или адвокатской палаты субъекта РФ.

Все обращения подлежат обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции, как правило, в день поступления, но не позднее трех дней со дня поступления.

Обращения, поступившие по почте или с личного приема, в день регистрации и проставления на них штампа с указанием даты регистрации передаются для рассмотрения президенту адвокатской палаты либо уполномоченному на то лицу, в ФПА РФ - в Департамент адвокатуры и адвокатской деятельности, которые организуют по ним работу.

3.2. Электронные обращения регистрируются, при необходимости, распечатываются на бумажном носителе и передаются на рассмотрение в порядке, установленном пунктом 3.1 настоящего Положения.

3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

3.4. Дубликаты обращений регистрируются под тем же входящим номером, что и первоначально поступившие обращения.

Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу с одинаковым текстом, направленные различным адресатам и поступившие в адвокатскую палату.

3.5. Повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под очередным порядковым номером.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

- если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

В этом случае на письме в свободном от текста месте проставляется отметка - "Повторно". О повторности делается также отметка в соответствующей строке журнала учета.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.

Обращение автора по тому же вопросу с дополнительной информацией, поступившее до истечения срока рассмотрения ранее поступившего обращения, считается дополнительным.

3.6. Дубликаты, повторные и дополнительные обращения приобщаются к первичным обращениям.

Переписка с одним и тем же автором по одним и тем же вопросам может формироваться в отдельное дело.

Ответы на них даются со ссылкой на предыдущие ответы по первичным обращениям.

3.7. Сотрудники Департамента адвокатуры и адвокатской деятельности ФПА РФ, получившие для исполнения жалобы на действия (бездействие) адвокатов, после изучения направляют их для рассмотрения в те адвокатские палаты, членами которых адвокаты являются.

В особых случаях, по указанию руководства ФПА РФ, может устанавливаться контроль за разрешением жалоб. Президент адвокатской палаты в установленный срок организует информирование ФПА РФ о результатах разрешения подконтрольной жалобы.

3.8. Ответ на обращение регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции в день его подписания президентом адвокатской палаты, в ФПА РФ - уполномоченным лицом.

3.9. Обращения (в необходимых случаях и конверты к ним), копии ответов заявителям, документы и иные материалы, связанные с рассмотрением обращений, формируются в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в адвокатской палате и ФПА РФ.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Нерассмотренные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

В случае отзыва обращения его копия хранится вместе с заявлением об отзыве.

Таким же образом в делопроизводстве адвокатской палаты должны храниться копии материалов, возвращенных заявителю в случае отказа в возбуждении дисциплинарного производства.

3.10. Законченные производством обращения хранятся в течение 3 лет. По истечении срока хранения подлежат уничтожению вместе с приложенными к ним документами, о чем составляется акт.

Сроки хранения электронных обращений и ответов по ним должны соответствовать срокам хранения обращений и ответов на них, установленных номенклатурой дел для аналогичных обращений на бумажных носителях.

3.11. По окончании календарного года в адвокатской палате проводится анализ поступивших обращений и работы с ними, результаты которого используются при составлении статистического отчета ФПА РФ "Сведения об адвокатуре и адвокатской деятельности в Российской Федерации" по разделу 3 "Сведения о привлечении адвокатов к дисциплинарной ответственности", а также для совершенствования адвокатской деятельности, работы по рассмотрению обращений и в иных целях.

Справка после рассмотрения ее президентом адвокатской палаты подшивается в делопроизводство по жалобам и иным обращениям за истекший год.

В Федеральной палате адвокатов результаты работы с обращениями учитываются при составлении сводного статистического отчета и подготовке доклада по итогам года.