3.2. Реквизиты документа

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации, кроме бланков, предназначенных для писем и распоряжений за подписью руководителей структурных подразделений Судебного департамента. В Главном управлении обеспечения деятельности военных судов на бланках приказов, распоряжений и писем указывается Государственный герб Российской Федерации.

3.2.2. Наименование организации.

Наименование Судебного департамента на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".

3.2.3. Справочные данные об организации.

Справочные данные о Судебном департаменте включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, номер электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

3.2.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции Судебного департамента и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом (коллегия Судебного департамента, оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента), - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения Генеральным директором, приказом Генерального директора Судебного департамента.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 5 мая 2001 года следует оформлять: 05.05.2001. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 5 мая 2001 г.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения, если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.2.6. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 19) и порядкового номера документа. Например, N СД-4/102 означает: СД - индекс Судебного департамента (для исходящих документов); 4 - индекс структурного подразделения; 102 - порядковый номер. Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, N МВД-1/13035/СД-ВВ/1151.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ. Например:

На N 108 от 08.10.2000; на N 6/74 от 15 марта 2001 г. (служебной записки Управления делами).

3.2.8. Место составления или издания документа.

Место составления и издания документа указывают на приказах, распоряжениях, издаваемых в Судебном департаменте, а также на протоколах коллегии Судебного департамента, протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и актах.

3.2.9. Гриф ограничения доступа.

Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности, Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования) проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Гриф ограничения доступа определяет исполнитель совместно с начальником первого отдела Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

3.2.10. Адресат.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия указываются в дательном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации, в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.2.11. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются Генеральным директором, заместителями Генерального директора, руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля и оформляется следующим образом:

3.2.12. Резолюция.

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.2.13. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или листке с резолюцией руководителя.

3.2.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии; карточка (чего?) - учета движения служебного документа и т.п.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

3.2.15. Текст документа.

Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

3.2.16. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.98 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера,

например:

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: Приложение N 1; Приложение N 2 и т.д.

3.2.17. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Генеральным директором или в его отсутствие его заместителями. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Судебного департамента, подписываются Генеральным директором или его заместителями. Документы, направляемые Судебным департаментом в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, подписываются Генеральным директором, его заместителями, а также начальниками главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Судебного департамента, структурного подразделения Судебного департамента); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера обязательна.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Документы коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии (или председательствующим на заседании коллегии).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.2.18. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя: слово "Согласовано"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Судебного департамента;

с руководителями органов и учреждений Судебного департамента, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами.

3.2.19. Визы согласования документа.

Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, начальниками заинтересованных структурных подразделений Судебного департамента. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам Судебного департамента, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:

Все распорядительные и нормативные документы Судебного департамента, а также проекты нормативных правовых актов визируются начальником юридического отдела Управления делами.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в Судебном департаменте (распоряжение, инструкция, положение, план, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для приказов - на листе согласования).

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии исходящего письма визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документы, представляемые на доклад Генеральному директору Судебного департамента во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.2.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют гербовой печатью Судебного департамента.

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Судебного департамента, приведен в приложении N 20.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Копии приказов и распоряжений или их размноженные экземпляры при направлении адресатам в субъекты Российской Федерации заверяют печатью Управления делами.

3.2.21. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

3.2.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

3.2.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в нижнем поле первого листа документа или на оборотной стороне последнего листа и включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела, в которое будет подшит документ, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается исполнителем документа и визируется руководителем структурного подразделения (или его заместителем), в котором исполнен документ.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и направлении его в дело.

3.2.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент (штамп экспедиции) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

3.2.25. Отметка для автоматического поиска документа.

Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, дату, фамилию исполнителя и другие поисковые данные в соответствии с требованиями автоматизированной системы делопроизводства.