7.2. Передача документов в архив

7.2.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

7.2.2. Центральный архив Судебного департамента хранит документы аппарата Судебного департамента.

7.2.3. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о центральном архиве Судебного департамента, которое согласовывается с Федеральной архивной службой России и утверждается в установленном порядке.

7.2.4. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по сдаточным описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.5. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами.

7.2.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.7. Каждое дело принимает ответственный за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив Судебного департамента и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.2.9. Дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование по их письменному запросу с визой руководителя структурного подразделения на срок не более 1 месяца.

7.2.10. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок или пометок. О фактах недостачи или порчи выданных архивных дел ставится в известность руководитель соответствующего структурного подразделения Судебного департамента, заместитель Генерального директора Судебного департамента - куратор соответствующего структурного подразделения для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

Согласовано

Первый заместитель

руководителя Федеральной

архивной службы России

А.Н.АРТИЗОВ

10 июля 2001 года

Одобрено

Протоколом

ЦЭК Судебного департамента

от 27 июня 2001 г. N 1