4.4. Протоколы коллегиальных органов

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

4.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих на заседании (при большом количестве присутствующих к протоколу прилагается список присутствовавших). К протоколу прилагается повестка дня; вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной записке, прилагаются к протоколу.

Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

4.4.3. Для оформления протокола оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента применяется сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.

4.4.4. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.4.5. Решением коллегии Судебного департамента может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый коллегией, прилагается к протоколу.

4.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения оперативного совещания, заседания коллегии.

4.4.7. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, протоколы научно-экспертного совета и др. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

4.4.8. Копии протоколов рассылаются членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения коллегии.